Wie führe ich das Kassenbuch mit Anfangsbestand?
Zunächst sollten wir einige Begriffe klären, bevor wir uns dem Ablauf widmen:
Das Kassenbuch
Das Kassenbuch in der PosBill Kassensoftware ist nicht nur eine Funktion im Back Office. Es ist gleichzeitig ein fiktiver Tresor. Hier werden Ein- und Auszahlungen, Kassenbestände und die Mehrwertsteuer gebucht.
Anfangsbestand
Der Anfangsbestand repräsentiert die Anzahl an Wechselgeld das der Kellner / die Verkäuferin am Anfang des Geschäftstages in seinem / ihrem Geldbeutel hat.
Geldbeutel
Der Geldbeutel erhält die Einzahlungen und bedient die Auszahlungen im laufenden Geschäftstag.
Kassenabrechnung
Am Ende des Geschäftstages wird eine Kassenabrechnung durchgeführt. Hier wird auch der Bestand des/der Geldbeutel auf 0,00 € gesetzt.
Stellen wir uns vor, wir gehen zur Bank und heben € 5.000,- von unserem Geschäftskonto ab.
Den Betrag legen wir nun in unseren fiktiven Tresor, also in das Kassenbuch.
Am Morgen will Kellner 1 anfangen zu arbeiten. Nun müssen wir ihm einen Anfangsbestand von € 500,- als Wechselgeld in seinen Geldbeutel legen.
Um unserer Kasse zu sagen, dass wir unserem Kellner 1 dieses Geld aus dem „Tresor“ gegenben haben, gehen wir unter Funktionen und wählen die Kassenbuchungen. Hier können wir den Anfangsbestand in der Kasse eingeben. PosBill geht nun davon aus, dass wir € 500 aus dem Kassenbuch /Tresor entnommen haben. Wird kein Anfangsbestand eingegeben, können wir nicht stornieren und auch keine Ausgaben buchen. Die Kasse würde in diesem Fall sagen, dass der Kassenbestand nicht ausreichen ist.
Alle Buchungen, die an einem Geschäftstag erfolgen, werden diesem Betrag hinzugerechnet oder abgezogen. Diese Vorgänge werden aber noch nicht im Kassenbuch angezeigt.
Am Ende eines Geschäftstages wird der Anfangsbestand, plus Einnahmen, minus Ausgaben zurück in das Kassenbuch, also den fiktiven Tresor gebucht. Die anfallende Mehrwertsteuer wird dabei separat ausgewiesen.
Kassenbuch: mitarbeiterbezogener Anfangsbestand
Bei dem mitarbeiterbezogenen Anfangsbestand kannst Du für jeden einzelnen Kellner ein Anfangsbestand eingeben. Im Gegensatz zum kassenbezogenen Anfangsbestand gibt es nun mehrere Geldbeutel.
Diese werden dann am Ende des Tages, jeweils einzeln in das Kassenbuch gebucht.
Der Anfangs- und Endbestand der jeweiligen „Kasse“ wird nur auf den Mitarbeiterabrechnungen ersichtlich.
Auf der Kassenabrechnung sind lediglich die Umsätze und Auszahlungen zu sehen.
Weitere hilfreiche Tips und Infos zu unsere Kassenlösungen findest Du hier: https://www.posbill.com/