Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung eines elektronischen Kassensystems. Offene Ladenkasse bieten in einzelnen Bereichen gewisse Vereinfachungen gegenüber der Nutzung einer elektronischen Registrierkasse. Dennoch müssen alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und einzeln erfasst werden.
Vorteile einer offenen Ladenkasse
- geringe Anschaffungskosten
- braucht keine Stromversorgung
Nachteile einer offenen Ladenkasse
- Keine Möglichkeit für detaillierte Umsatzstatistiken
- Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung ist meist mit hohen Auflagen verbunden
- Belege müssen handschriftlich einzeln erstellt werden
- hoher Zeitaufwand
- erhöhtes Fehlerrisiko
Benutzer sollten besonders auf fortlaufend nummerierte tägliche Kassenberichte achten, da die technische Nichterfassung von Einnahmen ein Betrugsrisiko darstellt.
Offene Registrierkassen, auch „Schubladenkassen“ genannt, werden ausschließlich manuell bedient und speichern keine Daten. Das bedeutet, dass Kassen ohne technische Funktionen verwendet werden, wie beispielsweise eine einfache Registrierkasse. Tägliche Belege werden manuell in Form von Tagesmeldungen erfasst und im Kassenbuch hinterlegt. Diese „Handarbeit“ ist eine Fehlerquelle und daher, falls vorhanden, eher für Kleinunternehmer wie Tante-Emma-Laden oder Cafés geeignet. Auch auf Märkten arbeiten Kaufleute häufig noch mit solchen einfachen Registrierkassen.
Die Vorschriften
Auch im digitalen Zeitalter ist das Führen einer offenen Ladenkasse noch gesetzlich erlaubt. Allerdings sind diese jedoch nur für Barzahlungen geeignet. Jeder Kassiervorgang ist zu protokollieren. Dazu müssen Einzelhändler Dokumente oder Quittungen für Kunden manuell erstellen. So verlangt es auch der Gesetzgeber. Die ordnungsgemäße Kassenberichterstattung nach Geschäftsschluss am Ende des Geschäftstages ist daher für das Kassenmanagement eines Betriebes mit offener Ladenkasse von entscheidender Bedeutung.
Kassenabrechnungen sollten handschriftlich erstellt und zeitnah erledigt werden, vorzugsweise am Ende des Geschäftstages. Die Berichterstellung in Excel ist nicht zulässig.
Belege für Barzahlungen, Barabhebungen und Einzahlungen müssen jeder Kassenabrechnung beigefügt werden. Jede Kassenabrechnung muss ordentlich und am besten fortlaufend nummeriert aufbewahrt werden. Zählprotokolle sind auch nützlich, um die Anzahl der gezählten Banknoten und Münzen aufzuzeichnen. Hat beispielsweise ein Geschäftsjahr 280 Geschäftstage, so sind genau 280 dieser Kassenabrechnungen erforderlich. Diese Kassenabrechnungen werden dann buchhalterisch in das Kassenbuch übernommen.
Um zu verhindern, dass Unternehmer Umsätze am Fiskus vorbeiführen wollen und in Tagesmeldungen nicht als Beleg deklarieren, kontrollieren Finanzbeamte häufig offene Ladenkassen. Im Rahmen der sogenannten Kassennachschau können Finanzamtsprüfer ohne Vorankündigung Kassen und Kassenbestände prüfen. Eine sorgfältige Belegerfassung ist unabdingbar. Denn der Unternehmer steht unter besonderer Beobachtung, weil die Prüfer unangemeldet erscheinen.
Im Grunde ist die offene Ladenkasse ein Relikt aus dem nicht-digitalen Zeitalter. Obwohl offene Kassen weiterhin genutzt werden können, sollten Unternehmer über ein modernes Kassensystem nachdenken. Das vermeidet nicht nur Ärger mit Finanzbehörden, sondern reduziert auch Kosten in Prozessen und gewinnt sogar die Kundenzufriedenheit.
Die Alternativen
In der aktuellen Zeit entscheiden sich viele Nutzer deshalb für moderne Kassensysteme. Auch wenn die Anschaffungskosten zu Beginn natürlich höher liegen, erspart man sich doch eine Menge Zeit, Fehler und Frustration. Außerdem kann man dann auch gelassener auf dem Besuch eines Prüfers entgegensehen.
Weitere Informationen zu webbasierten Kassen oder windowsbasierten Kassensystemen findet ihr in unserem Ratgeber. Nutzt auch gerne jederzeit unsere kostenfreie Bratungsgespräche.