Bonpflicht: Alles zur Belegausgabepflicht einfach erklärt

Die Belegausgabepflicht – häufig auch Bonpflicht genannt – gilt in Deutschland bereits seit dem Jahr 2020. Doch wer ist betroffen, welche Angaben muss ein Kassenbon enthalten und sind digitale Belege erlaubt?

In diesem Beitrag erfährst Du alles Wichtige rund um die Belegausgabepflicht und wie moderne Kassensysteme Unternehmen dabei unterstützen, die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.

Was ist die Bonpflicht?

Die Belegausgabepflicht verpflichtet Unternehmen, bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg zu erstellen und dem Kunden bereitzustellen. Umgangssprachlich wird häufig von der Bonpflicht gesprochen.

Grundlage hierfür sind §146a der Abgabenordnung (AO) sowie die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Ziel der Regelung ist es, Manipulationen an Kassensystemen zu verhindern und Geschäftsvorfälle nachvollziehbar zu dokumentieren.

Wer ist von der Belegausgabepflicht betroffen?

Die Belegausgabepflicht betrifft Unternehmen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem beziehungsweise ein Kassensystem verwenden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Gastronomiebetriebe
• Restaurants und Cafés
• Einzelhändler
• Bäckereien
• Metzgereien
• Hofläden und Direktvermarkter
• Friseure
• Dienstleistungsunternehmen

Eine allgemeine Registrierkassenpflicht besteht in Deutschland jedoch nicht. Unternehmen mit einer offenen Ladenkasse unterliegen grundsätzlich nicht der Belegausgabepflicht.

Muss der Kunde den Kassenbon annehmen?

Nein.

Unternehmen sind verpflichtet, einen Beleg bereitzustellen. Kunden müssen diesen jedoch weder annehmen noch aufbewahren.

Papierbeleg oder digitaler Kassenbon?

Ein Kassenbon muss nicht zwingend ausgedruckt werden.

Neben dem klassischen Papierbon sind auch elektronische Belege zulässig. Voraussetzung ist, dass der Kunde der elektronischen Bereitstellung zustimmt. Diese Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen.

Mögliche Varianten sind:

• Papierbon
• QR-Code auf dem Kundendisplay
• E-Mail-Beleg
• Kunden-App
• Digitale Belegsysteme

Dadurch lassen sich Papierverbrauch, Kosten und Abfall deutlich reduzieren.

Welche Angaben muss ein Kassenbon enthalten?

Ein ordnungsgemäßer Beleg enthält unter anderem:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Datum der Belegausstellung
• Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung
• Art und Menge der gelieferten Waren oder Leistungen
• Transaktionsnummer
• Entgelt und Umsatzsteuer
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der TSE
• Prüfwert
• Fortlaufender Signaturzähler

Moderne Kassensysteme erzeugen diese Angaben automatisch.

Welche Rolle spielt die TSE?

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützt Kassendaten vor Manipulationen.

Jeder Geschäftsvorfall wird signiert und revisionssicher gespeichert. Dadurch können Finanzbehörden im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung sämtliche Vorgänge nachvollziehen.

Für elektronische Kassensysteme ist die Verwendung einer zertifizierten TSE verpflichtend.

Digitale Kassenbons: Nachhaltige Alternative zum Papierbon

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Belege.

Sie bieten zahlreiche Vorteile:

• weniger Papierverbrauch
• geringere Kosten
• umweltfreundlichere Prozesse
• schnellere Belegausgabe
• einfache Archivierung
• moderne Kundenerfahrung

Gerade in Gastronomie und Einzelhandel gewinnen QR-Code-basierte Kassenbons zunehmend an Bedeutung.

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